Que devez-vous faire quand un salarié quitte votre entreprise ?

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Que faire des titres restaurant en cas de départ d'un salarié ?
Que faire des titres restaurant en cas de départ d'un salarié ?

Nous vous parlons souvent des modalités d’attribution des titres-restaurant (TR) lors de l’embauche d’un nouveau salarié et de leurs conditions d’utilisation tout au long du contrat de travail. Mais qu’en est-il de la rupture de contrat ? Que deviennent les TR en cas de départ du salarié de l’entreprise quelle qu’en soit la cause (licenciement, rupture conventionnelle, fin de contrat à durée déterminée, démission…) ? Faisons le point.

Des dispositions législatives encadrent la procédure

Les conditions d’émission, d’utilisation, de validité mais aussi de reprises des TR sont encadrées par la législation.  L’Article 3 du décret n°67.1165 du 22 décembre 1967 précise notamment que les TR émis par une entreprise ne peuvent être utilisés que par les salariés de cette même entreprise. Par conséquent, à partir du moment où un collaborateur est licencié, démissionnaire ou en fin de contrat, il ne fait plus partie de l’entreprise et ne bénéficie donc plus de l‘avantage social.

L’Article R3262-11 du Code de Travail précise par ailleurs que les salariés sur le point de quitter l’entreprise sont tenus de remettre à leur employeur les TR en leur possession au moment de leur départ. C’est d’ailleurs le seul cas prévu par la loi qui autorise le remboursement des TR aux salariés. Ils seront donc remboursés du montant correspondant à leur participation à l’achat des titres qu’il leur reste au jour du départ. Cette règle concerne les deux formes de titres : papier ou carte.

Le remboursement des titres-restaurant doit être intégré à votre procédure de fin de contrat

Il est important de programmer la restitution des TR dans la procédure de fin de collaboration. En effet, une fois le solde de tout compte signé, le salarié ne fait plus partie de vos effectifs et il ne pourra donc plus prétendre au remboursement des titres encore en sa possession.

Avant le départ du salarié, récupérez les titres en faisant bien attention à leur date de péremption car seuls les TR en cours de validité peuvent être repris. Le montant que vous rembourserez correspond à la part payée par le salarié au moment de l’achat des TR. Il est reporté sur son dernier bulletin de salaire en valeur nette, sans charge ni impôts.

Le principe est le même pour la carte Pass Restaurant

Si vous avez mis en place les TR dématérialisés dans votre entreprise, le principe reste le même. Vous récupérez la carte Pass Restaurant de votre salarié, vous lui remboursez sa contribution à l’achat des crédits qui lui restent, puis vous désactivez sa carte auprès de Sodexo.

L’avantage de la dématérialisation, c’est que vous n’avez pas besoin de compter les chèques, de vérifier leur validité : vous retrouvez toutes ces infos directement sur votre espace client.

Que se passe-t-il si le salarié part avec sa carte ou garde des chèques

Il se peut que dans la précipitation et sans faire attention, vous oubliiez de récupérer les TR d’un salarié avant qu’il ne quitte l’entreprise définitivement. Une fois le solde de tout compte signé, vous ne pouvez plus le rémunérer ou le rembourser, vous ne pourrez donc plus reprendre les TR. Pas d’inquiétude, il pourra tout de même les utiliser jusqu’à épuisement du chéquier ou des crédits sur sa carte dans la mesure où ces titres sont toujours en cours de validité. Toutefois, s’il perd sa carte ou la bloque, il n’aura plus accès aux services liés et ses crédits seront définitivement perdus.

 

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