Le titre-restaurant (TR) est un avantage mis en place et géré par l’entreprise. Que vous ayez choisi la version papier avec les chèques ou la version numérique avec la carte, la commande et la distribution des supports Pass Restaurant incombent à l’employeur.
Rappelons tout d’abord la règle d’attribution des TR : vous pouvez les mettre en place dès le premier salarié avec un seul titre accordé à chacun d’eux par jour travaillé ; vous participez à leur financement avec, sous certaines conditions, la contrepartie d’exonérations de charges fiscales et sociales.
Ainsi, chaque mois, vous attribuez à vos employés un certain nombre de TR correspondant au mois précédent, déduction faite de leurs absences. Mais cela ne veut pas dire que vous deviez passer vos commandes en fonction de ces décomptes ou que vous deviez les distribuer chaque mois.
Côté commandes, pas de minimum ni de fréquence imposés
Pour les titres papier, vous n’avez aucune quantité minimum ni aucune fréquence de commande imposées. Tout est question d’organisation et de logique. Si votre société n’a pas de turn over important, rien ne vous empêche de faire l’achat à l’avance de vos chéquiers pour un trimestre ou un semestre.
En regroupant vos achats, vous économiserez sur les frais de port et réduirez les délais de distribution. En revanche, si votre masse salariale est fluctuante, vous avez tout intérêt à commander vos titres au fur et à mesure, tous les mois par exemple.
Le cas particulier de la carte Pass Restaurant
Avec la dématérialisation du titre-restaurant, le fonctionnement d’approvisionnement a quelque peu changé. Tout d’abord, avec la carte, vous ne commandez plus qu’un seul support par salarié et vous ne le renouvelez que tous les trois ans, ce qui correspond à la date de validité de la carte. Ensuite, vous créditez chacune d’elles tous les mois directement depuis l’extranet du nombre de repas acquis le mois précédent. Un clic, et le tour est joué !
Vous réalisez ainsi l’économie des frais de port mais aussi un gain de temps, une gestion simplifiée des stocks et vous bénéficiez d’une sécurité supplémentaire (moins d’erreurs et plus de soucis d’acheminement postal).
En revanche, pour cette carte Pass Restaurant, vous créditerez les comptes de vos employés à la fréquence de votre choix, les cartes étant nominatives, vous devrez les commander au coup par coup.
À quelle fréquence distribuer les chéquiers aux salariés ?
Il n’y a pas d’obligation au niveau légal pour la distribution des TR à vos salariés. La logique veut qu’ils n’en aient pas le premier mois, puisque le montant est calculé sur les jours réellement travaillés le mois précédent. Ensuite, dans l’idéal, il est intéressant de vous organiser pour qu’ils puissent déjeuner sans rupture de stocks chaque jour à compter du mois suivant.
Vous pouvez remettre les chéquiers avec la fiche de paie mensuelle par exemple. Cette solution permet de distribuer le nombre exact de titres dûs, et permet également de créer du lien avec vos salariés.
Vous pouvez également choisir de faire une distribution occasionnelle. Tout dépend du mode d’organisation qui a votre préférence !Le système Pass Restaurant bénéficie d’une grande souplesse et s’adapte aux besoins de l’entreprise avant tout.
