Employeurs, comment gérer le passage de 2016 à 2017 avec la carte Pass Restaurant ?

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La fin de l’année annonce la fin de validité des titres-restaurant (TR) édités en 2016 et l’arrivée du millésime 2017. La gestion de ces millésimes est réglementée par un texte législatif qui autorise pour la carte Pass Restaurant l’échange des anciens TR contre des nouveaux, si on respecte certaines contraintes. Heureusement, le principe de la dématérialisation simplifie la procédure. C’est ce que nous allons voir aujourd’hui.

Que dit la réglementation ?

Les TR, papier ou dématérialisés, sont millésimés et leur utilisation est limitée dans le temps: 31 janvier de l’année qui suit le millésime pour le papier, dernier jour de février pour les crédits de la carte Pass restaurant. Les TR non dépensés à cette date ne sont pas pour autant perdus puisqu’il est possible de les reporter en nouveau millésime en suivant quelques règles.

Le report des TR n’est pas automatique, il ne peut se faire que sur la demande des salariés lorsque leur solde arrive à échéance. La demande d’échange se fait et doit être impérativement validée par l’employeur avant transmission à l’émetteur. Ce dernier reporte alors les TR de l’ancien millésime sur le nouveau si le calendrier est bien respecté.

Attention, seule les demandes transmises par l’entreprise ou la structure qui commande peuvent être traitées par les émetteurs, la législation ne les autorise pas à traiter les demandes directes des utilisateurs.

Les échéances à respecter pour les crédits 2016

La procédure d’échange répond également à des règles calendaires. Les bénéficiaires pourront dépenser leurs crédits millésimés 2016 jusqu’au 28 février 2017. S’il leur reste des TR à cette date, ils pourront faire une demande de report sur le nouveau millésime entre le 1er et le 15 mars 2017. Vous devrez alors valider et nous communiquer le choix de vos employés entre le 16 et le 31 mars 2017. Nous reporterons alors, entre le 1er et le 6 avril 2017, les crédits valables toute l’année 2017 sur les cartes de vos bénéficiaires, ,.

Attention, si les salariés ne demandent pas le report des titres millésimés dans les temps, ceux-ci sont alors définitivement périmés et perdus.

Avec la carte Pass Restaurant, tout est plus simple

Nous allons vous adresser dans les jours à venir une note d’information vous rappelant la procédure d’échange et les principales dates à respecter. Vous avez alors deux choix : soit vous gérez vous-même, en interne, le recueil du choix de vos salariés, soit vous leur demandez d’exprimer leur choix directement dans leur espace personnel Pass Restaurant ou via l’appli mobile..

Si vous gérez les demandes en interne, il vous suffira de collecter les souhaits de vos salariés et de les reporter dans votre espace client.

Si vos salariés sont autonomes dans leur démarche, une note d’information leur sera transmise en février pour leur indiquer la marche à suivre et leur solde en cours de péremption. Il leur suffira alors de se connecter à leur espace en ligne via l’application mobile ou depuis un ordinateur et de notifier leur choix. Vous devrez alors valider ces opérations dans votre espace extranet afin que nous puissions reporter ces crédits en nouveau millésime

Des questions ? N’hésitez pas à contacter votre responsable commercial Sodexo ou à nous joindre par mail serviceclients.spf@sodexo.com ou par téléphone au 0 809 369 369 (prix d’un appel local depuis un fixe)

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